Área de identidad
Código de referencia
Título
Fecha(s)
- 1913-2022 (Creation)
- 1913-2022 (Accumulation)
Nivel de descripción
1ª División de Sección
Volumen y soporte
236 unidades de instalación con 515 agrupacións documentais en soporte papel na súa totalidade
Área de contexto
Institución archivística
Historia archivística
Origen del ingreso o transferencia
Área de contenido y estructura
Alcance y contenido
A función fundamental desenvolta pola secretaría dende o século XIII é a de asegurar a fe pública, vixiando a legalidade dos actos e dos documentos administrativos producidos. Así en relación con elo dende sempre aparece a figura do secretario como principal responsable da produción e conservación documental e como figura preeminente dentro da estrutura administrativa.
Ao longo do século XIX e XX foise consolidando a figura do secretario con estas funcións anteditas e reforzouse a súa presenza na tramitación dos expedientes xerados polos diversos servizos da administración local; esta xefatura virtual de tódolos servizos xerais desaparecerá a partires de 1985.
Documentalmente esta 1ª División de sección contén documentos da secretaría xerada para deixar constancia e comunicación das actividades levadas a cabo pola secretario municipal no exercicio das súas funcións: informes, libro de rexistro de entrada, correspondencia, certificacións, memoria e outros asuntos derivados da organización administrativa da Institución.
2.1.1.- Memorias. Informes
Estudios e informes realizados pola Secretaría con diversos fins e con valor informativo e xurídico respectivamente.
2.1.2.- Certificacións
Documentos que acreditan actos o situacións de carácter administrativo cuxo destinatario é unha persoa, órgano ou entidade e que pretende a produción de efectos nun procedemento administrativo ou no marco das relación xurídicas privadas. O termo certificación utilizase para as acreditacións emitidas polo secretario dun órgano colexiado sobre acordos adoptados por este.
2.1.3.- Correspondencia
Conxunto de cartas ou documentos soltos que se reciben o expiden dende a administración municipal no decurso da súa actividade cotián e que non pasaron a formar parte de ningún expediente individualizado.
2.1.4.- Instancias
Documento que emana dun particular e que se dirixe á autoridade administrativa solicitando licenza, dereito ou graza. Como norma supoñen o inicio dun expediente ou trámite administrativo. Integran esta serie aquelas que por diversas causas non chegaron a formar parte de ningún expediente, ás veces por ser copia das mesmas.
2.1.5.- Expedientes de acción veciñal
Documentación relativa a actividade e relación coas asociacións veciñais, tanto no relativo á súa constitución e formalización, como as vías de participación reguladas para a súa participación na actividade municipal.
2.1.6.- Libro copiador de correspondencia
Rexistro con información básica da correspondencia recibida
2.1.7.- Libro rexistro de certificacións
Rexistro que recolle resumo e datos básicos das certificación expedidas pola secretaría municipal.
2.1.8.- Libro rexistro de instancias
Rexistro que recolle resumo e datos básicos das instancias expedidas pola secretaría municipal.
Valorización, destrucción y programación
Acumulaciones
Sistema de arreglo
Esta 1ª división de sección, SECRETARÍA, está organizada nas seguintes series documentais:
2.- ADMINISTRACIÓN:
2.1.- SECRETARÍA:
2.1.1.- Memorias. Informes
2.1.2.- Certificacións
2.1.3.- Correspondencia
2.1.4.- Instancias
2.1.5.- Expedientes de acción veciñal
2.1.6.- Libro copiador de correspondencia
2.1.7.- Libro rexistro de certificacións
2.1.8.- Libro rexistro de instancias
Área de condiciones de acceso y uso
Condiciones de acceso
Condiciones
Idioma del material
Escritura del material
Notas sobre las lenguas y escrituras
Características físicas y requisitos técnicos
Instrumentos de descripción
Área de materiales relacionados
Existencia y localización de originales
Existencia y localización de copias
Unidades de descripción relacionadas
Área de notas
Identificador/es alternativo(os)
Puntos de acceso
Puntos de acceso por materia
Puntos de acceso por lugar
Puntos de acceso por autoridad
Tipo de puntos de acceso
Área de control de la descripción
Identificador de la descripción
Identificador de la institución
Reglas y/o convenciones usadas
General International Standard Archival Description, Second Edition, ISAD (G).
Norma Galega de Descrición Arquivística (NOGADA)
Estado de elaboración
Nivel de detalle
Fechas de creación revisión eliminación
Maio de 2010
Idioma(s)
Escritura(s)
Fuentes
Nota del archivista
Descrición realizada polo persoal técnico do Arquivo da Deputación Provincial de Pontevedra e colaboradores