Identity area
Reference code
Title
Date(s)
- 1913-2022 (Creation)
- 1913-2022 (Accumulation)
Level of description
1ª División de Sección
Extent and medium
236 unidades de instalación con 515 agrupacións documentais en soporte papel na súa totalidade
Context area
Repository
Archival history
Immediate source of acquisition or transfer
Content and structure area
Scope and content
A función fundamental desenvolta pola secretaría dende o século XIII é a de asegurar a fe pública, vixiando a legalidade dos actos e dos documentos administrativos producidos. Así en relación con elo dende sempre aparece a figura do secretario como principal responsable da produción e conservación documental e como figura preeminente dentro da estrutura administrativa.
Ao longo do século XIX e XX foise consolidando a figura do secretario con estas funcións anteditas e reforzouse a súa presenza na tramitación dos expedientes xerados polos diversos servizos da administración local; esta xefatura virtual de tódolos servizos xerais desaparecerá a partires de 1985.
Documentalmente esta 1ª División de sección contén documentos da secretaría xerada para deixar constancia e comunicación das actividades levadas a cabo pola secretario municipal no exercicio das súas funcións: informes, libro de rexistro de entrada, correspondencia, certificacións, memoria e outros asuntos derivados da organización administrativa da Institución.
2.1.1.- Memorias. Informes
Estudios e informes realizados pola Secretaría con diversos fins e con valor informativo e xurídico respectivamente.
2.1.2.- Certificacións
Documentos que acreditan actos o situacións de carácter administrativo cuxo destinatario é unha persoa, órgano ou entidade e que pretende a produción de efectos nun procedemento administrativo ou no marco das relación xurídicas privadas. O termo certificación utilizase para as acreditacións emitidas polo secretario dun órgano colexiado sobre acordos adoptados por este.
2.1.3.- Correspondencia
Conxunto de cartas ou documentos soltos que se reciben o expiden dende a administración municipal no decurso da súa actividade cotián e que non pasaron a formar parte de ningún expediente individualizado.
2.1.4.- Instancias
Documento que emana dun particular e que se dirixe á autoridade administrativa solicitando licenza, dereito ou graza. Como norma supoñen o inicio dun expediente ou trámite administrativo. Integran esta serie aquelas que por diversas causas non chegaron a formar parte de ningún expediente, ás veces por ser copia das mesmas.
2.1.5.- Expedientes de acción veciñal
Documentación relativa a actividade e relación coas asociacións veciñais, tanto no relativo á súa constitución e formalización, como as vías de participación reguladas para a súa participación na actividade municipal.
2.1.6.- Libro copiador de correspondencia
Rexistro con información básica da correspondencia recibida
2.1.7.- Libro rexistro de certificacións
Rexistro que recolle resumo e datos básicos das certificación expedidas pola secretaría municipal.
2.1.8.- Libro rexistro de instancias
Rexistro que recolle resumo e datos básicos das instancias expedidas pola secretaría municipal.
Appraisal, destruction and scheduling
Accruals
System of arrangement
Esta 1ª división de sección, SECRETARÍA, está organizada nas seguintes series documentais:
2.- ADMINISTRACIÓN:
2.1.- SECRETARÍA:
2.1.1.- Memorias. Informes
2.1.2.- Certificacións
2.1.3.- Correspondencia
2.1.4.- Instancias
2.1.5.- Expedientes de acción veciñal
2.1.6.- Libro copiador de correspondencia
2.1.7.- Libro rexistro de certificacións
2.1.8.- Libro rexistro de instancias
Conditions of access and use area
Conditions governing access
Conditions governing reproduction
Language of material
Script of material
Language and script notes
Physical characteristics and technical requirements
Finding aids
Allied materials area
Existence and location of originals
Existence and location of copies
Related units of description
Notes area
Alternative identifier(s)
Access points
Subject access points
Place access points
Name access points
Genre access points
Description control area
Description identifier
Institution identifier
Rules and/or conventions used
General International Standard Archival Description, Second Edition, ISAD (G).
Norma Galega de Descrición Arquivística (NOGADA)
Status
Level of detail
Dates of creation revision deletion
Maio de 2010
Language(s)
Script(s)
Sources
Archivist's note
Descrición realizada polo persoal técnico do Arquivo da Deputación Provincial de Pontevedra e colaboradores